Enkla tips för att välja rätt när du köper bokföringsprogram på nätet

Innan du skaffar bokföringsprogram kan det vara bra att tänka igenom några saker

Webbaserat eller inte?

Det blir allt vanligare att bokföringsprogrammen blir webbaserade. Dvs att du loggar in på en hemsida och gör din bokföring där istället för att installera ett program på din dator. Fördelarna med de webbaserade programmen är flera:

• Du får direkt tillgång till uppdateringar
• Du har tillgång till bokföringen var du än befinner dig (så länge du har internetuppkoppling)
• Det är lättare att dela tillgång till bokföringen med andra (t.ex. din revisor)
• Bokföringen är automatiskt säkerhetskopierad.

Nackdelarna med webbaserade program är främst att du måste ha en fungerande internetuppkoppling för att arbeta.

När du väl valt om du vill ha webbaserat bokföringsprogram eller inte bör du tänka på vilka kringtjänster du vill ha. Många bokföringsprogram har, förutom själva bokföringsbiten, även andra inbyggda funktioner. De vanligaste brukar vara:

• Fakturering och kundreskontrehantering
• Löneadministration
• Skatteuträkningar

Du behöver inte de funktionerna för att kunna göra din bokföring, men det kan vara bra att de finns tillgängliga ifall du skulle vilja ha dem i framtiden.

Vilken typ av firma har du?

Många programtillverkare har gjort olika program för olika firmatyper. Behoven hos en enskild firma ser inte likadana ut som behoven hos ett stort aktiebolag. Programmen speglar detta. Att välja ett bokföringsprogram som är specialgjort för just din bolagsform kan ha fördelar. Det är dock inte ett krav, de flesta bokföringsprogram fungerar med de flesta bolagstyper.

Mängden hjälpfunktioner

Flera nya program innehåller fiffiga hjälpfunktioner som kan vara bra för dig som inte är van med bokföring. Istället för att själv leta fram korrekta konton, räkna ut debet och kredit och bokföra på rätt sida finns det program som har guider. Du anger om det är en inkommande faktura, summa och moms. Programmet sköter sedan debet och kredit åt dig. Sådana program kan vara väldigt bra om du inte kan bokföring men ändå tänkt att sköta bokföringen själv.

Det finns även webbaserade program som läser in ditt kontoutdrag från din internetbank och sedan hjälper dig att kontera med några enkla musklick. Det är en väldigt bra funktion om du inte är duktig på bokföring.

Engångskostnad eller årsavgift

Det finns bokföringsprogram som du betalar en engångslicens för och det finns program som tar ut en månads- eller årsavgift. Så länge du inte använder dig av någon skattefunktion i bokföringsprogrammet finns det inte några större fördelar med att ha ett program som uppdateras. De flesta bokföringsprogrammen på den svenska marknaden idag har många år på nacken så att alla buggar är upptäckta och borttagna sedan länge.

Licenser man betalar en gång för är i de flesta fall billigare än månads- eller årsavgifter. En varning här angående webbaserade program. Webbaserade program har ofta månadsavgifter. Om du, efter att ha haft programmet i ett år, ska byta leverantör gäller det att du exporterar alla data innan du säger upp abonemanget. Om du glömmer att göra det kan all din bokföring försvinna när du slutar att betala månadsavgifterna. Eftersom bokföringen enligt lag ska arkiveras i flera år är det här något du måste se upp med. Var därför nogrann med att exportera all data innan du säger upp abonemanget. Att exportera och importera är dock enkelt tack vare det öppna SIE-formatet.

SIE-formatet

De allra flesta svenska bokföringsprogram stöder det öppna formatet SIE. Det innebär att i princip alla program kan prata med varandra. Du kan enkelt exportera från ett program och importera i ett annat. Det här innebär att du inte blir inlåst i en lösning. Om du inte är nöjd med ditt initiala köp kan du enkelt skaffa ett nytt och fortsätta din bokföring i det. Skaffa inte ett program som inte stödjer SIE-formatet.